POLITIQUE ANTI-CORRUPTION

INTRODUCTION
1. 1. OBJET
    L’objet de la présente Politique est de s’assurer que ILS SERVICES SARL et ses collaborateurs respectent les lois anti-corruption et les meilleures pratiques visant à lutter contre la corruption dans tous les secteurs d’activités au sein des quels la société opère. La présente Politique fait partie de l’engagement de ILS Services SARL en faveur de l’établissement de solides normes juridiques et morales dans l’ensemble de ses activités commerciales.
    
    La corruption est une offre, une promesse, l’octroi d’une rétribution financière ou d’un autre avantage à une personne ayant des responsabilités publiques ou privées, à titre d’incitation ou de récompense pour avoir exécuté une fonction ou une activité (ou non, selon le cas) de manière abusive, c’est-à- dire de mauvaise foi ou par abus de confiance.
  2. LOIS EN VIGUEUR
    La principale loi sur la corruption qui s’applique à la loi L/2017/041/AN du 04 juillet 2017 portant prévention, détection, et répression de la corruption et des infractions assimilées. Il s’agit d’une loi guinéenne ayant effet sur ILS SERVICES SARL qui est tenue d’observer et de respecter les exigences de la législation locale en la matière.
  3. APPLICATION
    Le Conseil d’administration de ILS SERVICES SARL a la responsabilité ultime de veiller à ce que l’entreprise établisse des systèmes et des contrôles dans le but de respecter la présente politique.
CHAMP D’APPLICATION
- La présente Politique s’applique à tous les collaborateurs et travailleurs de ILS SERVICES SARL, ainsi que les travailleurs intérimaires, les consultants et les sous-traitants, quels que soient le lieu où ils se trouvent, leur fonction, échelon ou réputation.
  
  En résumé, il est interdit aux collaborateurs :
  a)- D’offrir, de promettre ou verser un pot-de-vin de quelque nature que ce soit ;
  b)- D’accepter ou de solliciter un pot-de-vin de quelque nature que ce soit (et ils doivent signaler toute offre de cette nature) ;
  c)- D’effectuer des paiements de facilitation
  d)- De céder un bien de valeur à un fonctionnaire (sans autorisation écrite préalable).
  
  Il faut prendre en considération la présente Politique lors de la désignation des parties associées (par ex. sous-traitants, consultants, apporteurs d’affaires). Les parties associées et leurs employés doivent être informés de la présente Politique.
EXIGENCES DE LA POLITIQUE

La Politique impose les exigences suivantes aux collaborateurs et aux autres personnes physiques ou morales agissant au nom de ILS SERVICES SARL. La présente Politique définit les normes minimales prévues.
1. 1. POTS-DE-VIN
    Il est interdit d’offrir, de promettre, verser, recevoir ou solliciter un pot-de-vin ou une incitation illégale de quelque nature et sous quelque forme que ce soit, directement ou indirectement. Les exemples comprennent, mais sans s’y limiter, les situations où des incitations peuvent être utilisées :
    
    a)- pour obtenir ou conserver un marché pour ou au nom de ILS SERVICES SARL, ou obtenir un avantage inapproprié dans l’exercice des activités commerciales de ILS SERVICES SARL ;
    b)- pour obtenir, conserver ou respecter une obligation juridique ou réglementaire dans l’exercice des activités commerciales de ILS SERVICES SARL ; ou
    c)- en rapport avec une transaction ou une relation commerciale à laquelle ILS SERVICES SARL est ou peut être partie.
    
    Les collaborateurs doivent refuser tout pot-de-vin ou incitation illégale de quelque nature que ce soit, d’une manière qui ne prête pas à confusion. Les collaborateurs doivent immédiatement signaler toute offre de cette nature au Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL qui enregistrera l’incident.
  2. PAIEMENTS DE FACILITATION
    Les paiements de facilitation sont des paiements effectués en vue de garantir ou d’accélérer l’exécution d’une action courante ou nécessaire à laquelle le payeur a légalement droit. Ils sont souvent appelés « bakchichs » et sont en général versés aux fonctionnaires tels que les agents des douanes pour assurer un transport sans encombres des marchandises pour l’exportation. Bien que cela soit courant dans l’usage et la pratique dans ce secteur, à moins qu’ils ne figurent dans la législation locale, il est probable qu’ils soient illicites en vertu de la loi anti-corruption.
    
    Les collaborateurs ne doivent pas effectuer de paiements de facilitation. ILS SERVICES SARL ne tolèrera ni n’excusera de tels paiements effectués par ses collaborateurs ou toute personne physique ou morale agissant au nom de ILS SERVICES SARL ou de ses collaborateurs. Les collaborateurs ne seront pas sanctionnés pour un retard qui peut être attribué à un refus d’effectuer un paiement de facilitation.
  3. FONCTIONNAIRES
    Il est interdit de céder un bien de valeur à un fonctionnaire (que cette cession soit ou non considérée comme un pot-de-vin) sans autorisation préalable, comme l’exige les dispositions de la Politique en matière de cadeaux et d’invitations.
  4. DONS AUX PARTIS POLITIQUES
    Ils sont traités dans la Politique en matière d’éthique commerciale.
  5. DONS AUX ORGANISATIONS CARITATIVES
    Ils sont traités dans la Politique en matière d’éthique commerciale.
  6. DONS EN ESPECES
    Il est interdit aux collaborateurs :
    a)- d’offrir des cadeaux en espèces à des fonctionnaires, clients ou toute partie associée (telle qu’un fournisseur) ou de recevoir des cadeaux en espèces de leur part ; et
    b)- d’offrir des cadeaux en espèces à des employés plus élevés dans la hiérarchie (cela ne s’applique pas aux cadeaux en espèces offerts dans le cadre des pratiques professionnelles normales, par ex. une collecte pour un mariage ou un cadeau de départ).
  7. PARTIES ASSOCIEES
    Si ILS SERVICES SARL propose d’engager une partie associée, un intermédiaire ou un agent pour agir en son nom afin de :
    a)- solliciter un nouveau marché ; ou
    b)- soutenir les efforts en vue de conserver un marché existant ; ou
    c)- fournir des services pour respecter une obligation juridique, réglementaire ou pratique (telle que l’obtention d’une autorisation ou d’un local pour exercer ses activités), il sera nécessaire d’exercer prudence et discernement lorsqu’il s’agira de choisir et d’établir des relations avec ladite partie associée.
    
    Nous devons renforcer le contrôle préalable de toute partie associée, notamment les vérifications concernant les propriétaires et les dirigeants du tiers. Vous devez demander au Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL de plus amples informations sur la nature de ces vérifications.
    Par ailleurs, pour respecter la Politique anti-corruption, le collaborateur de ILS SERVICES SARL en relation avec la partie associée doit vérifier que cette dernière connaît bien la législation anti- corruption et obtenir confirmation qu’elle n’est pas engagée dans des actes de corruption et comprend parfaitement lesdites infractions.
    Si l’organisation ne peut pas offrir les assurances voulues, le collaborateur de ILS SERVICES SARL devra saisir le Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL pour obtenir de plus amples renseignements.
    Une trace écrite de toute discussion avec la partie associée devra être conservée pendant au moins la durée du contrat.
    
    Voici la proposition de formulation appropriée à envoyer à une partie associée :
    
    « Avant de conclure tout contrat avec vous, nous devons confirmer les points suivants :
    a)- que vous comprenez ce qu’est la corruption ;
    b)- que votre organisation n’est pas engagée dans des actes de corruption ;
    c)- que vos employés ou toute autre personne ou organisation qui pourrait contribuer à l’attribution de la mission qui nous a été confiée comprend ce qu’est la corruption, et n’est pas engagée dans des actes de corruption ;
    d)- et que vous pouvez fournir des renseignements sur toutes les formations et politiques que vous avez mises en place dans votre organisation afin de prévenir la corruption. »
  8. FORMATION ET SENSIBILISATION
    Le Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL veillera à ce que l’ensemble de son personnel reçoive une formation appropriée.
    La présence/participation à la formation est obligatoire. La formation sera réitérée à intervalles réguliers si le Conseiller juridique le juge nécessaire.
CONSEQUENCES DU NON-RESPECT DE LA POLITIQUE
1. 1. A L’ECHELLE DE L’ENTREPRISE
    Le non-respect de la présente Politique peut entraîner :
    a)- des responsabilités civiles, pénales ou administratives ou des sanctions pour ILS SERVICES SARL ou ses collaborateurs, notamment des amendes et des peines d’emprisonnement ;
    b)- une grave atteinte à la réputation de la société, notamment des commentaires négatifs dans les médias et en matière de réglementation ;
    c)- l’inapplicabilité des contrats conclus par ILS SERVICES en raison d’illégalités ; et
    d)- l’interdiction pour ILS SERVICES SARL de participer à des appels d’offres sur les marchés publics attribués dans le cadre du processus de passation des marchés.
  2. COLLABORATEURS
    Le non-respect de la présente Politique peut entraîner :
    a)- la responsabilité personnelle, avec des amendes ou des peines d’emprisonnement éventuellement en vertu des lois de plusieurs juridictions ;
    b)- des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement.
  3. SANCTION
    Les sanctions peuvent inclure des amendes illimitées infligées à la société, et pour les personnes, des amendes illimitées ainsi que des peines d’emprisonnement.
    Les sanctions prévues peuvent également s’appliquer dans un seul cas de pot-de-vin ou de corruption.
CONTRÔLE DU RESPECT DE LA POLITIQUE, SIGNALEMENT ET TENU D’UN REGISTRE
1. 1. CONTRÔLE DU RESPECT DE LA POLITIQUE
    ILS SERVICES SARL doit établir des procédures pour surveiller la mise en œuvre de la présente Politique et son respect continu.
  2. SIGNALEMENT DE SOUPÇONS
    En plus des exigences de la présente Politique, les collaborateurs doivent signaler les tentatives de pots-de-vin ou soupçons de corruption au Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL à l’aide de la procédure de signalement.
    
    Si des questions se posent quant à savoir si une transaction particulière ou un acte particulier peuvent être considérés comme de la corruption ou un pot-de-vin, les personnes concernées doivent demander conseil au Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL.
  3. SIGNALEMENT DE VIOLATIONS
    Les collaborateurs doivent immédiatement signaler au Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL les cas de violation réelle ou présumée de la présente Politique grâce aux mécanismes prévus dans la procédure de signalement.
    Toute mesure corrective doit faire l’objet d’un accord, et être documentée et suivie par le Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL. En cas de doute, les collaborateurs doivent interpréter les présentes règles au sens large et agir avec prudence.
    
    Les supérieurs hiérarchiques doivent s’assurer que les collaborateurs sont incités à faire part de leurs préoccupations en toute bonne foi sans crainte de représailles. Les collaborateurs ne seront pas sanctionnés pour un retard qui peut être attribué à un refus de s’engager dans des actes de corruption.
  4. TENUE D’UN REGISTRE
    Le Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL doit conserver un registre contenant tous les signalements ainsi qu’un dossier regroupant toutes les investigations et les résultats de celles-ci. Tous les dossiers concernant le contrôle du respect de la politique et le registre des incidents doivent être conservés pendant au moins cinq ans.
RESPONSABILITE ET RESPECT
- Tout signalement sera traité en toute bonne foi sans crainte de représailles.
  Tous les cas de conduite inappropriée ou de malversation seront examinés minutieusement et traités conformément à nos procédures disciplinaires et/ou de signalement. Des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement, pourront être prises.
CONTROLE ET REVISION
- La présente politique sera révisée au moins une fois par an par le Conseiller juridique de ILS SERVICES SARL.

OSSAIRE RELATIF A LA CORRUPTION

Les définitions suivantes sont destinées à vous aider à comprendre la politique et ne sont pas destinées à limiter son application.

« Espèces » désigne tout paiement, ou instrument quasi monétaire, par ex. des bons de réduction, des chèques payables en espèces ou au porteur, des prêts, de l’or ou autres métaux précieux, ou autre actif facilement liquidé, etc.

« Collaborateur » désigne tous les collaborateurs et travailleurs de ILS SERVICES SARL, ainsi que les travailleurs intérimaires, les consultants et les sous-traitants, quels que soient le lieu où ils se trouvent, leur fonction, échelon ou réputation.

« Contrôle » désigne les divers processus mis en place chez ILS SERVICES SARL pour garantir le respect de la Politique anti-corruption. Cela peut comprendre les processus tels que les attestations, les signalements et l’enregistrement des tentatives de pot-de-vin, les procédures de dénonciation des activités de corruption, l’examen de la conformité au sein de ILS SERVICES SARL, les audits réalisés par l’équipe chargée de la conformité, l’examen régulier et la prestation de cours de formation au personnel concerné, l’examen régulier de la conformité des politiques par rapport aux lois, réglementations et meilleures pratiques, les procédures et protocoles d’approbation et d’examen des cadeaux et invitations, etc.

« Politique » désigne le présent document appelé Politique anti-corruption de ILS SERVICES SARL.

« Dons aux partis politiques » désigne une contribution, financière ou en nature, en vue de soutenir une cause politique et comprend les cadeaux ou prêts de biens, fourniture de service ou dons.

« Cession » désigne toute offre, promesse, cadeau ou paiement d’une chose de valeur ou toute autorisation ou ratification de ce qui précède.